合作初期：活动目标确认与策划方案
活动合作的第一个阶段是需求沟通与目标确认。合作方提出活动设想后，荔城文化会安排项目顾问对接，详细了解活动背景、预期效果、参与群体和预算范围。这一环节的核心交付物是《活动目标确认书》和《策划方案》。目标确认书明确记录活动主题、核心目的和希望达到的效果，例如文化传承、社区凝聚或教育意义，双方确认后作为后续工作的依据。策划方案则包括活动流程、时间安排、人员分工、场地需求和初步预算，方案内容会根据合作方反馈进行调整，直至双方满意。
策划方案通过后，双方会签署服务确认单，明确各自责任和交付时间节点。这一阶段交付物还包括《活动日程表》和《风险预案》，确保活动推进有据可依。合作方在此阶段应重点核对策划方案是否覆盖了所有需求，活动时间是否与其他安排冲突，以及预算是否在预期范围内。确认无误后，项目进入设计阶段。
设计阶段：宣传物料与场地布置方案
设计阶段的核心工作是完成宣传物料设计和场地布置方案。根据策划方案确定的活动主题，荔城文化的设计团队会制作海报、邀请函、宣传册、社交媒体图文等宣传物料。每项设计都会提供初稿供合作方审阅，修改确认后输出最终成品。同时，对于需要场地布置的活动，设计团队会提供《场地布置方案》和《3D效果图》，直观展示活动现场的布局、装饰风格和功能区划分。合作方可通过效果图提前预览现场氛围，提出调整意见。
设计阶段交付物还包括《展板设计稿》和《活动手册》的版式设计。所有设计文件会按规格整理，便于合作方直接用于印刷或数字发布。合作方在此阶段应重点检查设计风格是否符合活动主题，信息内容是否准确，以及场地布置方案是否满足功能需求。确认后的设计文件将进入生产制作环节。
执行阶段：物料准备与现场执行
执行阶段是活动从计划变为现实的关键环节。荔城文化根据设计阶段确认的方案，准备活动所需的全部物料，并按照《物料清单》逐一核对。物料清单涵盖展板、手工材料、宣传品、礼品、音响设备、桌椅等，每项物料标注规格、数量和责任人。现场执行时，项目团队会按照《活动日程表》推进各个环节，并记录《现场执行记录》，包括实际时间、参与人数、突发情况及处理方式。这些记录为后续验收提供原始数据。
对于有影像记录需求的活动，荔城文化会安排专业摄影师拍摄活动照片和视频，活动结束后交付《活动影像记录》。合作方在此阶段应关注物料是否齐全、现场布置是否与方案一致、活动流程是否按时推进。如有临时调整，应及时与项目负责人沟通，确保变更记录在案。执行阶段的交付物还包括《签到表》和《物资使用登记表》，作为活动执行的凭证。
收尾阶段：验收报告与资料汇编
活动结束后进入收尾阶段，主要交付物是《活动验收报告》和《展览资料汇编》。验收报告总结活动执行情况，包括实际参与人数、活动效果、客户反馈、预算执行情况和改进建议。报告由双方共同核对，确认无误后签字盖章，作为项目结项的正式文件。展览资料汇编则汇集活动中的所有图文资料，如展品清单、说明文字、展板设计稿、活动手册、照片和视频等，整理成电子版或印刷版，供合作方存档或后续使用。
收尾阶段的交付物还包括《满意度调查表》和《后续服务建议》。满意度调查表收集参与者和合作方的意见，帮助荔城文化持续改进服务。后续服务建议则根据活动经验，为合作方提供未来活动优化的方向。合作方在此阶段应仔细核对验收报告中的数据是否准确，资料汇编是否完整，并确认所有交付物均已收到。完成验收后，项目档案将归档保存，方便日后查询或延续合作。